Valon Sielun sähköinen markkinointirekisteri

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Laadittu: 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

ValonSielu
Osoite: Tapolanrinne 10, 01760 Vantaa
E-mail: valonsielu@gmail.com
Puhelin: +358 40 716 4626

2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Paula Artes
E-mail: valonsielu@gmail.com
Puhelin: +358 40 716 4626

3. Rekisterin nimi

Valon Sielun asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Valon Sielu tarjoaa voimaannuttavia hyvinvointipalveluit sen asiakkaille. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hyvinvointipalveluihin liittyvien asiakassuhteiden hallinta. Henkilötietojen kerääminen mahdollistaa asiakkaiden sähköisen kommunikaation ja tiedottamisen. Rekisteriä voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin ja muihin tietojärjestelmätarpeisiin.

Rekisteriin merkittyjä tietoja saatetaan käytetään lisäksi asiakkaiden laskuttamiseen, asiakasviestintään sekä Valon Sielun sisäisiin tilastointi- ja raportointitarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan myös käyttää asiakkaan erillisellä suostumuksella Sport Troops Oy:n tarjoamia palveluita koskevaan markkinointiin asiakkaalle.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Käsittely on lisäksi tarpeen osapuolten välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan merkitä seuraavia asiakasta koskevia tietoja:

  • Etu- ja sukunimisyntymäaika
  • sukupuoli
  • yhteystiedot (kuten puhelinnumero, osoitetiedot ja sähköpostiosoite,
  • tieto asiakkaan työnantajasta ja työnantajan yhteystiedot
  • muut laskutuksen edellyttämät tiedot
  • muut tarvittavat asiakkuutta ja palvelujen käyttämistä koskevat tiedot (kuten voimassaolo, maksutiedot, hoitokerrat, varaukset sekä peruutukset ja niiden ajankohdat)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään pääsääntöisesti verkkosivustolla osoitteessa www.valonsielu.fi. Tietoja saatetaan kerätä lisäksi asiakkaan varatessa tai käyttäessä palveluita. Tiedot voidaan tarvittaessa tarkistaa julkisesti saatavilla olevista rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja henkilötietojen vastaanottajat

Kerättyjä henkilötietoja käytetään Valon Sielun sisällä vain siihen käyttötarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Henkilötietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle, ellei kyse ole lakiin perustuvasta tietojen luovutuksesta tai tietojen luovuttamisesta maksamattomien laskujen perintää varten. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot sijaitsevat sähköisessä muodossa Valon Sielun tietojärjestelmässä, johon pääsevät ainoastaan käyttäjätunnuksen ja salasanan hallussapitäjät. Käyttäjätunnus ja salasana ovat ainoastaan henkilökunnan ja teknisten asiantuntijoiden käytettävissä. Järjestelmä on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuurein ja muilla teknisillä suojauskeinoilla.

Mahdollisten fyysisten tai tulostettujen tietojen suojauksesta on huolehdittu ohjeistamalla, että tiedot säilytetään aina lukituissa tiloissa, kuten lukituissa kaapeissa. Asiakirja-aineisto on ainoastaan nimettyjen henkilöiden käytettävissä.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joihin henkilötiedot on kerätty.

10.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän tieto siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei, tai onko niitä käsitelty. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut henkilötiedot ja pyytää rekisterinpitäjältä kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen keräämistä koskeva suostumus siltä osin kuin henkilötietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki edellä mainitut pyynnöt on toimitettava rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu lakia.

Suostumuksen peruuttaminen, vaatimus henkilötietojen poistamisesta tai muu tämän kohdan mukaisen oikeuden käyttäminen voi johtaa Valon Sielun tarjoamien palveluiden käytön estymiseen, mikäli pyynnön kohteena olevien henkilötietojen käyttäminen on olennainen edellytys palvelujen käyttämiselle.

TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty viimeksi 25.5.2018

Sisällysluettelo

  1. Yleistä. 1
  2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot. 1
  3. Mitä tietoja kerätään. 2
  4. Mihin tietojani käytetään. 2
  5. Miten tietoja suojataan ja säilytetään. 2
  6. Kuka tietoja käsittelee. 3
  7. Tietojen säilyttäminen. 3
  8. Asiakkaan oikeudet. 3
  9. Kuinka järjestelmään tallennetut tiedot saa. 3
  10. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille. 3
  11. Tietosuojaselosteen muuttaminen. 4

 

1.    Yleistä

Valon Sielu arvostaa asiakkaidensa yksityisyyttä ja on sitoutunut suojaamaan sitä EU:n tietosuoja-asetusta noudattaen.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme heidän henkilötietojensa käsittelystä. Käyttääkseen Valon Sielun palveluita, asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot.

 

2.    Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:

Valon Sielu (jäljempänä “Valon Sielu” tai ”me”)
Y-tunnus:1823660-1
Tapolanrinne 10
01760 Vantaa

Halutessasi lisätietoa tietosuojakäytännöistämme tai henkilötietojen käsittelystä, vastaamme mielellämme kysymyksiinne. Yhteystietomme löydät osoitteesta www.valonsielu.fi.

 

3.    Mitä tietoja kerätään

  • Asiakkaamme itsensä, tai tämän valtuuttaman osapuolen antamat tiedot
  • Tunnistamistiedot, kuten nimi ja syntymäaika
  • Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Maksutiedot, mukaan lukien laskutustiedot
  • Eri palveluiden käytöstä ja käyttöä varten kerätyt tiedot
  • Palautteet ja arviot käytetyistä palveluista

Lisäksi pyydämme asiakkaalta erikseen luvan suoramarkkinointiin.

Yllä mainittujen tietojen antaminen on pakollista asioidaksesi Valon Sielun kanssa ja käyttääksesi tarjoamiamme palveluita. Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjän itsensä antamat tiedot, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme.

 

4.    Mihin tietojani käytetään

Henkilötietoja käytetään

  • Laadukkaiden palveluiden tuottamiseen asiakkaillemme
  • Mahdollistamaan sekä yksityis- että yritysasiakkaille toimiva henkilökohtainen asiakaspalvelu
  • Turvallisten hyvinvointipalveluiden toteuttamiseen asiakkaillemme
  • Yksityis- sekä yritysasiakkaiden asiakkuuksien ylläpitämiseen
  • Valon Sielun palveluiden markkinointiin ja myyntiin
  • Valon Sielun toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
  • Laskutukseen

Tietoja käsitellään asiakkaan ja Valon Sielun väliseen asiakassuhteeseen ja palveluiden tuottamiseen asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

 

5.    Miten tietoja suojataan ja säilytetään

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asianmukaisesti asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Valon Sielu säilyttää asiakastietoja EU:n alueella. Järjestelmien sekä palvelinten tekninen tietoturva noudattaa hyviä tietoturvakäytäntöjä. Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan.

Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

 

6.    Kuka tietoja käsittelee

Asiakastietoihin on pääsy vain Valon Sielun omilla, palveluiden tuottamiseen osallistuvilla, henkilöillä, jotka on ohjeistettu ja koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti.

Tarpeen mukaan käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, kuten tietoteknisissä tukiasioissa tai osallistumistietojen keräämisessä, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.

 

7.    Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Tämän lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Valon Sielun järjestelmistä. Poisto-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

 

8.    Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

  • Saada jäljennös henkilötiedoista
  • Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
  • Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, asiakkaalla on mahdollisuus peruuttaa suostumus. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit muuttaa suostumuksesi olemalla yhteydessä meihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.

 

9.    Kuinka järjestelmään tallennetut tiedot saa

Voit pyytää Sport Troops Oy:n järjestelmiin tallennetut tiedot itsellesi lähettämällä kirjallinen pyyntö sähköpostitse osoitteeseen: valonsielu@gmail.com.

 

10. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille oikean ja laadukkaan palvelun takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Laskutustiedot taloushallintoa varten
  • Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
  • Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa (esimerkiksi Smartum, Visa, Mastercard)
  • Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai osamaksun
  • Palvelun tuottajalle sen ollessa joku muu, kuten joku yhteistyökumppaneistamme
  • Mahdollisesti tapahtuman sijainnista riippuen liikuntatiloja tai tapahtumaa hallinnoivalle taholle pääsynhallintaa ja tilastointia varten

Sport Troops Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

 

11.  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.